Nota Retur dalam Transaksi Perusahaan
Nota retur adalah sebuah dokumen mengenai transaksi pengembalian barang dagangan yang dilakukan oleh pihak pembeli kepada pihak penjual barang dagangan, dalam hal ini pihak pembeli dan pihak penjual sudah dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP) dan mempunyai hak memungut PPN.
Dalam kegiatan bisnis jual beli barang dagangan sering terjadi retur barang dagangan. Retur barang dagangan dapat terjadi karena beberapa hal. Misalnya, barang dagangan yang dikirim oleh pihak penjual tidak sesuai dengan permintaan pihak pembeli, barang dagangan yang dikirim rusak, dan sebab-sebab lainnya.
Nota retur yang dibuat oleh pihak pembeli disebut sebagai Nota Retur Pembelian dan nota retur yang diterima oleh pihak penjual disebut sebagai Nota Retur Penjualan. Nota retur hanya ditujukan untuk pengembalian barang, bukan jasa. Bila jasa, dinamakan Nota Pembatalan.
PROSES PEMBUATAN NOTA RETUR
Pada praktiknya, nota retur dibuat bersamaan dengan dokumen bernama credit note atau debit note. Credit note atau nota kredit adalah sebuah dokumen yang mempunyai sifat dapat mengurangi piutang dagang perusahaan.
Sedangkan nota debit adalah sebuah dokumen yang mempunyai sifat dapat mengurangi utang dagang perusahaan. Dokumen nota kredit dan nota debit dibuat untuk kepentingan administrasi internal perusahaan; sedangkan nota retur dibuat untuk kepentingan perpajakan.
Dalam hal pembuatan nota retur pembelian, maka pada waktu yang bersamaan, pihak pembeli akan membuat nota debit. Saat nota retur tersebut diserahkan kepada pihak penjual, maka pihak penjual akan menerbitkan nota kredit atas nota retur penjualan yang diterima. Saat terjadinya proses di atas, maka secara tidak langsung, sudah terjadi proses pengurangan utang-piutang usaha pada pembukuan masing-masing perusahaan.
Pengurangan hutang usaha pada pihak pembeli dan pengurangan piutang pada pihak penjual. Pengurangan uutang piutang ini kemudian akan dicatat dalam pembukuan perusahaan untuk kepentingan penjurnalan dan laporan keuangan.
PENGADMINISTRASIAN NOTA RETUR UNTUK INTERNAL PERUSAHAAN
Bentuk dokumen nota kredit dan nota debit dapat dibuat sesuai standarisasi masing-masing perusahaan, di dalamnya tercantum:
- Nomor dokumen credit note/debit note
- Identitas pihak pembeli dan pihak penjual
- Keterangan barang yang dikembalikan
- Jumlah barang yang dikembalikan
- Nilai transaksi pengembalian barang dagangan
- Tempat dan tanggal terjadinya pengembalian barang dagangan
- Tanda tangan oleh pejabat yang berwenang dalam hal penandatanganan credit note/debit note.
Sedangkan untuk nota retur, dapat dibuat sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku, yaitu Peraturan Menteri Keuangan Nomor 65/PMK.03/2010. Lebih dari itu, saat ini nota retur sudah dapat dibuat secara otomatis dengan aplikasi e-Faktur yang dikeluarkan oleh DJP. Oleh pihak pembeli, nota retur itu sendiri juga harus divalidasi terlebih dahulu dengan aplikasi e-Faktur, sebelum dikirimkan dan dapat digunakan ke pihak penjual.
PENGADMINISTRASIAN NOTA RETUR UNTUK KEPERLUAN PERPAJAKAN
Nota retur pembelian yang dibuat oleh pihak pembeli akan direkam di aplikasi e-Faktur dan berfungsi untuk mengurangi pajak masukan dikolom B2 pada Surat Pemberitahuan (SPT) PPN. Di sisi lain pihak penjual akan menerima nota retur tersebut, merekamnya pada aplikasi e-Faktur dan berfungsi untuk mengurangi pajak keluaran di kolom A2 pada Surat Pemberitahuan (SPT) PPN. Jumlah pajak keluaran dan pajak masukan nantinya akan disandingkan, untuk menemukan kurang/lebih bayar pajak pertambahan nilai (PPN).
Berdasarkan pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa credit note dan debit note dalam hal pengembalian barang dagangan digunakan untuk keperluan administrasi internal perusahaan. Sedangkan nota retur, digunakan untuk keperluan administrasi perpajakan (SPT Masa PPN). Namun, terdapat persamaan fungsi antara credit note/debit note dengan nota retur, yaitu dapat menjadi alat bukti transaksi untuk pengurang atas utang-piutang usaha.
